Persónuvernd

SHS ber ábyrgð á söfnun, skráningu og meðferð persónuupplýsinga í starfsemi byggðasamlagsins. Í tilvikum þar sem SHS starfar sem vinnsluaðili á vegum annars aðila ber sá aðili ábyrgð á vinnslunni sem ábyrgðaraðili í skilningi persónuverndarlaga og starfar SHS þá samkvæmt fyrirmælum hans á grundvelli vinnslusamnings.

Markmið persónuverndarstefnunnar er að leggja áherslu á persónuvernd með því að tryggja lögmæta, sanngjarna og gagnsæja meðferð allra persónuupplýsinga og veita upplýsingar um þá vinnslu persónuupplýsinga sem á sér stað hjá SHS. Persónuverndarstefnunni er ætlað að veita upplýsingar um hvenær og hvers vegna SHS vinnur með persónuupplýsingar, hvaða persónuupplýsingar unnið er með og á hvaða lagagrundvelli. Einnig má í henni nálgast upplýsingar um hvaðan SHS fær persónuupplýsingar, hversu lengi þær eru varðveittar, hver hefur aðgang að þeim og hvernig öryggi þeirra er tryggt. Þá er persónuverndarstefnunni ætlað að kynna réttindi einstaklinga á grundvelli persónuverndarlaga. SHS hefur einnig útbúið sértæka fræðslu um vinnslu persónuupplýsinga sem nálgast má á heimasíðu slökkviliðsins. Þar er að finna ítarlegri umfjöllun um vinnslur persónuupplýsinga, þ.m.t. tegundir persónuupplýsinga, flokka skráðra aðila, tilgang vinnslu og lagagrundvöll. Fræðsla um vinnslu persónuupplýsinga starfsmanna SHS er aðgengileg starfsmönnum á innra neti slökkviliðsins.

SHS safnar og vinnur persónuupplýsingar um starfsumsækjendur, starfsmenn, verktaka, þjónustuþega, þ.á.m. sjúklinga, viðskiptamenn og aðra hagsmunaaðila að því marki sem nauðsynlegt er fyrir starfsemi byggðasamlagsins. Ólíkum persónuupplýsingum kann að vera safnað eftir því hvort þú ert sjálf/-ur í samskiptum við SHS eða hvort samskiptin eru fyrir hönd lögaðila. Vinnsla persónuupplýsinga fer fram samkvæmt framangreindu eftir eðli þess samstarfs eða samskipta sem aðilar eiga í við SHS. Eftirfarandi eru dæmi um upplýsingar sem SHS vinnur um einstaklinga í samskiptum við slökkviliðið og í tengslum við nýtingu á þjónustu þess;

• Auðkennis- og samskiptaupplýsingar, þ.e. nafn, kennitala, heimilisfang, símanúmer og netfang
• Samskiptasaga, þ.e. upplýsingar úr samskiptum sem þú velur að eiga við okkur, s.s. bréf, tölvupóstar, skilaboð í gegnum vefviðmót eða önnur samskipti
• Upplýsingar vegna samskipta í tengslum við mannvirki í eldvarnaeftirliti
• Upplýsingar vegna samskipta í tengslum við brunahönnun mannvirkja
• Heilbrigðis- og sjúkraskrárupplýsingar, þ.e. upplýsingar um heilsufar og veitta heilbrigðisþjónustu í tengslum við sjúkraflutninga
• Greiðslu- og reikningsviðskiptaupplýsingar, m.a. upplýsingar um bankareikninga, virðisaukaskattsnúmer, dagsetningu á framkvæmdum eða mótteknum greiðslum og eftir atvikum vanskil
• Viðskipta- og þjónustusaga hjá SHS, þ.á.m. hvaða þjónustu þú hefur nýtt hjá okkur og hvenær
• Vefkökur, IP-tölur og önnur rafræn rakningargögn, þ.e. upplýsingar sem safnast með notkun á vefsíðum SHS www.shs.is
• Myndefni úr öryggismyndavélum í og við húsnæði SHS
• Myndefni úr stafrænum myndavélum slökkvibifreiða SHS

Eftirfarandi eru dæmi um upplýsingar sem SHS vinnur um einstaklinga sem koma fram fyrir hönd lögaðila í samskiptum við slökkviliðið,

• Auðkennis- og samskiptaupplýsingar, þ.e. nafn, starfsheiti, vinnuveitandi/lögaðili, símanúmer og netfang
• Samskiptasaga, þ.e. upplýsingar úr samskiptum sem þú velur að eiga við okkur, s.s. bréf, tölvupóstar, skilaboð í gegnum vefviðmót, eða önnur samskipti
• Upplýsingar vegna samskipta í tengslum við mannvirki í eldvarnareftirliti
• Upplýsingar vegna samskipta í tengslum við brunahönnun mannvirkja
• Myndefni úr öryggismyndavélum í og við húsnæði SHS

Auk framangreindra upplýsinga kann SHS einnig að vinna og safna aðrar upplýsingar um einstaklinga sem þeir láta sjálfir í té og upplýsingar sem eru byggðasamlaginu nauðsynlegar vegna starfsemi þess.

Hjá SHS eru tvö kjarnasvið, annars vegar forvarnasvið og hins vegar aðgerðasvið. Tilgangur vinnslu persónuupplýsinga fer að verulegu leyti eftir því hvort kjarnasviðið er um að ræða. Til stuðnings kjarnasviðum starfa stoðeiningar SHS sem sinna ýmsum rekstri og þjónustu, þ.m.t. í mannauðsmálum, fjármálum og upplýsingatækni. Megintilgangur vinnslu persónuupplýsinga á forvarnasviði er framkvæmd lögbundins eftirlits með brunavörnum mannvirkja, auk eftirlits með búsetu í atvinnuhúsnæði, fræðslu- og forvarnastarf á sviði brunavarna og brunahönnunar og gerð umsagna um leyfisskylda starfsemi. Megintilgangur með vinnslu persónuupplýsinga á aðgerðasviði er starfræksla útkalls- og viðbragðsþjónustu á sviði björgunar- og slökkvistarfa og sjúkraflutninga. Hvað varðar stoðeiningar er að auki tilgangur vinnslu persónuupplýsinga sá að reka starfsemi slökkviliðsins í samræmi við önnur lög og hlutverk í þágu stjórnsýslu og mannauðs sem þar starfar og almenns rekstrar og bókhalds. Haldið er utan um persónuupplýsingar í mismunandi kerfum í þeim tilgangi sem að ofan greinir. Þeir flokkar persónuupplýsinga sem um er að ræða eru aðallega upplýsingar um eigendur mannvirkja og/ eða tengiliði þeirra og upplýsingar sem verða til í tengslum við áðurnefnda útkalls- og viðbragðsþjónustu. Tilgangur með vinnslu persónuupplýsinga getur einnig verið annar en greint er frá hér að framan. Til dæmis heldur SHS úti rafrænni vöktun þar sem tilgangurinn er sértækur hverju sinni en slík vinnsla fer einkum í gæða-, öryggis- og eignarvörsluskyni, þ.m.t. öryggi starfsfólks og öryggi og gæði viðbragðsþjónustu. Má þar nefna myndavélaeftirlit í og við mannvirki SHS, notkun stafrænna aksturs- og vettvangsmyndavéla á slökkvibifreiðum og að auki rafræna ferilvöktun bifreiða og Tetra talstöðva.

Vinnsla persónuupplýsinga er forsenda þess að SHS geti sinnt lögboðnu hutverki sínu á sviði brunavarna og efnt samning sinn við heilbrigðisráðuneyti um framkvæmd sjúkraflutninga. Þær tegundir persónuupplýsinga sem SHS vinnur einkum með eru auðkennis- og samskiptaupplýsingar eigenda mannvirkja og fulltrúa þeirra, auk upplýsinga er varða útkalls- og viðbragðsþjónustu slökkviliðsins. Upplýsingar sem SHS vinnur flokkast jafnan sem almennar persónuupplýsingar en í ákveðnum tilvikum er okkur nauðsynlegt að vinna viðkvæmar persónuupplýsingar. Þannig er SHS t.d. nauðsynlegt að vinna viðkvæmar heilsufarsupplýsingar um sjúklinga við skipulagningu og framkvæmd sjúkraflutninga.

Vinnsla almennra persónuupplýsinga í starfsemi SHS fer fyrst og fremst fram til að fullnægja kröfum laga. Eftirfarandi eru dæmi um vinnslur sem nauðsynlegar eru til að fullnægja lagaskyldu sem hvílir á SHS og/eða nauðsynlegar eru við beitingu opinbers valds embættisins:

• Vinnsla persónuupplýsinga eigenda mannvirkja, forráðamanna mannvirkja og/eða tengiliða þeirra í þágu lögbundins eftirlits með brunavörnum.
• Vinnsla persónuupplýsinga eigenda mannvirkja, forráðamanna mannvirkja og/eða tengiliða þeirra í tengslum við lögbundið eftirlit með búsetu í atvinnuhúsnæði.
• Vinnsla persónuupplýsinga í tengslum við beitingu viðurlaga og þvingunarúrræða á grundvelli laga nr. 75/2000 um brunavarnir, þ.m.t. álagning dagsekta og lokun mannvirkja.
• Vinnsla persónuupplýsinga í tengslum við mál sem kærð eru til lögreglu vegna brota á lögum nr. 75/2000 um brunavarnir, þ.m.t. vegna óviðunandi brunavarna.
• Vinnsla persónuupplýsinga þjónustuþega í tengslum við útkalls- og viðbragðsþjónustu á sviði björgunar- og slökkvistarfa.
• Vinnsla persónuupplýsinga sjúklinga í tengslum við skipulagningu og framkvæmd sjúkraflutninga.
• Vinnsla persónuupplýsinga einstaklinga eða stjórnenda og eigenda fyrirtækja sem sækjast eftir opinberum samningum í útboðum SHS á grundvelli laga nr. 120/2016.
• Vinnsla persónuupplýsinga í tengslum við innheimtu gjalda fyrir þjónustu SHS.
• Vinnsla persónuupplýsinga við skrásetningu viðskipta, hvort heldur kaup eða sölu, og færslu bókhalds á grundvelli laga nr. 145/1994 um bókhald.
• Ársreikningagerð á grundvelli sveitarstjórnarlaga nr. 138/2011 og laga nr. 3/2006 um ársreikninga.
• Skrásetning mála sem eru til meðferðar hjá SHS á grundvelli laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn og upplýsingalaga nr. 140/2012.
• Varðveisla persónuupplýsinga á grundvelli laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn, laga nr. 3/2006 um ársreikninga og laga nr. 145/1994 um bókhald.

Vinnsla persónuupplýsinga í starfsemi SHS fer einnig fram í þeim tilgangi að efna gagnkvæma samninga milli SHS og skráðs aðila. Þá getur vinnsla persónuupplýsinga verið nauðsynleg vegna almannahagsmuna og lögmætra hagsmuna SHS, skráðs aðila eða þriðja aðila. Í ákveðnum tilvikum vinnur SHS persónuupplýsingar um einstakling á grundvelli samþykkis hans. Í þeim tilvikum veitir SHS einstaklingi nánari upplýsingar um þá tilteknu vinnslu persónuupplýsinga sem samþykkið nær til. Einstaklingur getur ávallt afturkallað samþykki sitt fyrir vinnslu persónuupplýsinga sinna og er þá þeirri vinnslu sem samþykkið nær til hætt.
Vinnsla viðkvæmra persónuupplýsinga fer einungis fram á grundvelli upplýsts samþykkis einstaklings, lagaheimildar, eða ef uppfyllt eru lagaskilyrði fyrir vinnslu viðkvæmra persónuupplýsinga.

Persónuupplýsingar berast bæði beint frá einstaklingum eða fulltrúum þeirra og frá öðrum opinberum stofnunum. Dæmi um opinberar stofnanir sem afhenda SHS upplýsingar er Þjóðskrá Íslands, RSK, Neyðarlínan ohf. og embætti Landlæknis. Þá kann persónuupplýsinga að vera safnað af netinu, bæði af vefsíðum og samfélagsmiðlum. Sé persónuupplýsinga aflað frá þriðja aðila í öðrum tilvikum mun SHS leitast við að upplýsa skráða aðila um slíkt

SHS afhendir ekki persónuupplýsingar til þriðju aðila nema á grundvelli lagaheimildar, stjórnvaldsfyrirmæla, dómsúrskurðar, skriflegs vinnslusamnings eða samþykkis hins skráða. Þessir aðilar kunna að vera staðsettir utan Íslands. SHS mun þó ekki miðla persónuupplýsingum út fyrir Evrópska efnahagssvæðið nema slíkt sé heimilt á grundvelli persónuverndarlöggjafar, s.s. á grundvelli staðlaðra samningsskilmála, samþykkis þíns eða auglýsingar Persónuverndar um ríki sem veita persónuupplýsingum fullnægjandi vernd.
SHS kann að vera nauðsynlegt að afhenda persónuupplýsingar til utanaðkomandi aðila. Þannig geta aðilar sem veita SHS þjónustu á svið upplýsingatækni og á öðrum sviðum haft aðgang að persónuupplýsingum sem eru til vinnslu af hálfu slökkviliðsins í samræmi við gerða þjónustu- og vinnslusamninga. Einungis er leitað til vinnsluaðila sem geta veitt nægilegar tryggingar fyrir því að gætt sé viðunandi öryggi persónuupplýsinga.
SHS miðlar upplýsingum til ýmissa aðila samkvæmt lagaskyldu. Má þar nefna miðlun upplýsinga til byggingaryfirvalda og embættis Sýslumannsins á höfuðborgarsvæðinu vegna álita á brunahönnun mannvirkja og umsagna um leyfisskylda starfsemi. Þá kann SHS einnig að vera skylt að afhenda eftirlitsaðilum og öðrum opinberum aðilum upplýsingar, s.s. vegna mála sem slíkir aðilar hafa til rannsóknar og meðferðar. Meðal aðila sem móttaka upplýsingar frá SHS í þágu eftirlitsheimilda sinna eru embætti Landlæknis og Húsnæðis- og mannvirkjastofnun.
Við miðlum einnig upplýsingum til heilbrigðisstofnana þegar það á við og nauðsynlegt kann að reynast vegna þeirrar þjónustu sem veitt er. Má þar nefna miðlun upplýsinga til þeirra sjúkra- og meðferðarstofnana sem taka á móti sjúklingum við sjúkraflutning og miðlun upplýsinga til Sjúkratrygginga Íslands vegna gjaldtöku sjúkraflutnings.

Rafræn vöktun fer fram með stafrænum öryggismyndavélum í og við mannvirki SHS í þágu öryggis- og eignarvörslu. Þeir einstaklingar sem heimsækja mannvirki okkar kunna því að vera teknir upp á mynd. Vinnsla á upplýsingum sem safnast með myndavélaeftirliti byggir á lögmætum hagsmunum SHS. Heimild til þessa er í 6. tl. 9. gr. persónuverndarlaga.
Slökkvibifreiðar SHS eru einnig útbúnar stafrænum akstursmyndavélum og sérstökum vettvangsmyndavélum sem stuðla að bættu öryggi starfsmanna og íbúa höfuðborgarsvæðisins sem treysta á þjónustu SHS. Vonir standa til að rafræn vöktun með myndavélum slökkvibifreiða efli öryggi viðbragðsþjónustu í forgangsakstri og á vettvangi björgunar- og slökkvistarfa en telja verður að af því séu ríkir almannahagsmunir að öryggi og gæði viðbragða á vettvangi séu tryggð. Heimild til vinnslu persónuupplýsinga í tilefni af rafrænni vöktun myndavéla í slökkvibifreiðum er í 3. og 5. tl. 9. gr. persónuverndarlaga.
Gætt er að því að veita þeim sem sæta rafrænni vöktun öryggismyndavéla viðeigandi fræðslu um vöktunina. Þá gætir SHS einnig að því að einstaklingum sé gert glögglega viðvart um vöktunina og ábyrgð SHS, með merki eða öðrum áberandi hætti. Persónuupplýsingar sem verða til við rafræna vöktun öryggismyndavéla eru ekki varðveittar lengur en í 90 daga nema lög heimili.

Persónuupplýsingar eru varðveittar á meðan þörf er á þeim og málefnalegar ástæður eru til eða eins og lög kveða á um ef mælt er fyrir um geymslutíma í lögum. SHS er afhendingarskyldur aðili á grundvelli laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. SHS er því óheimilt að farga eða eyða nokkru skjali sem fellur undir gildissvið laganna nema með lagaheimild eða heimild þjóðskjalavarðar. Í skjalavistunaráætlun embættisins er kveðið á um geymslutíma helstu skjalategunda sem berast slökkviliðinu á pappír og afhendingu þeirra til Borgarskjalasafns til varðveislu. Almennt eru skjöl í vörslum SHS afhent Borgarskjalasafni að 10 árum liðnum en önnur gögn á rafrænu formi skulu afhent Borgarskjalasafni þegar þau hafa náð 5 ára aldri. Um varðveislu sjúkraskrárgagna fer samkvæmt lögum nr. 55/2009 um sjúkraskrár. Að öðru leyti varðveitir SHS persónuupplýsingar í samræmi við skyldur sínar samkvæmt lögum nr. 3/2006 um ársreikninga og lögum nr. 145/1994 um bókhald.

SHS leggur ríka áherslu á að tryggja öryggi persónuupplýsinga á öllum stigum vinnslu innan byggðasamlagsins með viðeigandi tæknilegum og skipulagslegum ráðstöfunum. Þessum ráðstöfunum er ætlað að koma í veg fyrir mannleg mistök, þjófnað, svik og vernda persónuupplýsingar gegn óleyfilegum aðgangi, glötun, eyðileggingu, breytingum fyrir slysni og ólögmætri notkun. SHS leggur áherslu að takmarka skuli aðgang að upplýsingum við þá starfsmenn sem nauðsynlega þurfa slíkan aðgang til að ná fram tilgangi vinnslunnar. Starfsfólk SHS er jafnframt upplýst um skyldu sína til að viðhalda trúnaði og tryggja öryggi persónuupplýsinga við upphaf starfa sinna.
Komi upp öryggisbrestur við meðferð persónuupplýsinga þar sem staðfest er eða grunur leikur á um að persónuupplýsingar hafi komist í hendur óviðkomandi aðila er Persónuvernd og eftir atvikum einstaklingum tilkynnt um öryggisbrest nema hann hafi ekki í för með sér mikla áhættu fyrir einstaklinga

SHS gætir þess við vinnslu persónuupplýsinga að viðeigandi ráðstafanir séu gerðar til að hinir skráðu geti neytt réttinda sinna samkvæmt persónuverndarlögum.

• Þú átt rétt á að fá aðgang að og afrit af öllum persónuupplýsingum sem við vinnum um þig, standi hagsmunir annarra því ekki í vegi, s.s. vegna réttinda annarra sem skulu vega þyngra.
• Þú átt í vissum tilvikum rétt á að óska þess að rangar, villandi eða ófullkomnar persónuupplýsingar um þig sæti leiðréttingu, að lokað verði fyrir notkun þeirra eða þeim eytt, eftir því sem lög nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn heimila.
• Í vissum tilvikum áttu rétt á að andmæla vinnslu persónuupplýsinga og biðja um að vinnsla sé takmörkuð í ákveðnum aðstæðum.
• Þegar vinnsla persónuupplýsinga byggist á samþykki þínu átt þú ávallt rétt á því að afturkalla það.
• Þá átt þú rétt á að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd ef þú sérð ástæðu til þess, s.s. ef þú telur vinnslu okkar á persónuupplýsingum ekki vera í samræmi við lög eða reglugerðir

Persónuverndarfulltrúi SHS hefur eftirlit með fylgni við persónuverndarstefnu þessa og gildandi persónuverndarlög. Hann starfar sem tengiliður vegna erinda sem varða persónuupplýsingar og meðferð þeirra af hálfu SHS, hvort sem um er að ræða fyrirspurnir einstaklinga um vinnslu persónuupplýsinga, ósk þeirra um að fá aðgang að eigin persónuupplýsingum eða önnur erindi sem varða réttindi skráðra einstaklinga gagnvart SHS samkvæmt persónuverndarlögum. Hægt er að hafa samband við persónuverndarfulltrúa SHS með því að senda tölvupóst á netfangið personuvernd@shs.is eða í síma 528-3000. Jafnframt má hafa samband með bréfpósti en þá skal umslag merkt persónuverndarfulltrúanum. Komi upp ágreiningur um meðferð persónuupplýsinga er unnt að senda kvörtun til Persónuverndar með því að senda tölvupóst á netfangið postur@personuvernd.is eða með því að senda bréfpóst til: Persónuvernd, Rauðarárstígur 10, 105 Reykjavík.

Persónuverndarstefna SHS var samþykkt af framkvæmdastjórn Slökkviliðs höfuðborgarsvæðisins bs. þann 4. nóvember 2021 og öðlast þegar gildi.

Persónuverndarstefna SHS er endurskoðuð reglulega og/eða breytt í samræmi við breytingar á vinnslu persónuupplýsinga eða vegna breytinga á viðeigandi lögum eða reglugerðum. Allar breytingar sem kunna að verða gerðar á stefnunni verða birtar á vefsíðu SHS og taka gildi frá birtingu þeirra.